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2018.10.19

通販の法律

法令違反にならないように!オプトインとオプトアウトの基本知識

法令違反にならないように!オプトインとオプトアウトの基本知識

メールマガジンはネットショップにとって売上アップのための重要なツールです。

有益な情報を配信することで、リピーター獲得に繋がります。しかし、メールマガジンでは顧客の個人情報を扱うため、法律違反や顧客からのクレームが起きないように注意しなければなりません。

特にオプトインオプトアウトについて理解しておく必要があります。運営しているネットショップでメルマガ配信をしたい、メルマガ配信の注意点を知りたいという人を対象に、メルマガ配信におけるオプトインとオプトアウトの基本知識と注意点を解説します。

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メルマガ配信の主流!オプトインとは?

 

メルマガ配信の主流となっているオプトインとは何かを解説します。

オプトイン(opt-in)とは参加する、加入するという意味です。メルマガ配信においては、メルマガ配信があることを認識してもらい配信しても良いかの承諾を事前に得ることを意味します。オプトインでは事前承諾を得た人にしかメルマガを配信できません。事前承諾を得ずにメルマガ配信をすると「特定電子メール法」によって罰せられる可能性があります。

特定電子メール法とは、「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」の通称で、迷惑メールを規制するため2002年に施行されました。規制の対象は広告や宣伝を目的とした電子メールですので、ネットショップのメールマガジンはまさに当てはまります。

罰則は一番重いもので「1年以下の懲役又は100万円以下の罰金(法人は3000万円以下の罰金)」と定められています。これは送信者情報を偽ってメールを送信したり、改善命令に従わなかったりした場合に科せられるので、いきなり重い罰則というのはよほど悪質でない限りあまりありませんが、メルマガ配信を検討する際は特定電子メール法に違反しないように事前承諾を得ることを徹底しましょう。

メルマガ配信は自由にできるオプトアウトとは?

次に、オプトアウトについて解説します。オプトアウト(opt-out)とは、不参加、脱退するという意味です。

メルマガ配信においては、受信者の承諾を得ることなくメルマガ配信を自由に行い、メルマガを受け取りたくない受信者がメルマガの受信拒否通知を行うということを意味します。前述のオプトインとの違いは、メルマガ配信の主導権がメルマガ配信者にあるか受信者にあるかということです。

オプトインではメルマガ受信者に配信するかどうかの決定権がありますが、オプトアウトの場合はメルマガ送信者に決定権があります。オプトアウトで受信者ができることは配信されているメルマガの停止(受信拒否)であり、初めに受信するかどうかの選択肢はありません。今まではオプトアウト方式が多く使われていました。

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サイトに専用ページを用意!オプトインの取得方法

メルマガを配信するには、オプトインの事前承諾を取得する必要があります。

オプトインの取得方法を解説します。まず、ecサイト上にメルマガ配信フォームのページを作り、メルマガの登録を希望するかどうかを問うチェックボックスなどを用意します。ここに受信者にチェックを入れてもらうことで配信の意思表示とします。

また、名前や配信先のメールアドレスの入力フォーム、個人情報取り扱いの方針に同意するかどうかを問うチェックボックスなども準備します。メルマガ配信先のメールアドレスは、個人特定情報として個人情報保護法の対象となりますので、取り扱いには十分注意しましょう。

たとえば、個人情報を第三者へ提供する場合は事前に本人から承諾を得る必要があり、その個人情報の行方を追跡できるように、個人情報の提供者も提供された側も記録を保存しなくてはなりません。

今は採用できない?オプトアウトの手続き方法は?

2008年の迷惑メール対策関連の改正法により、オプトアウトの手続きは厳格化されています。

オプトアウトでは知らないうちに個人情報が名簿業者から他の名簿業者へ拡散されることがあるためです。厳格化の内容としては、例えば、要配慮個人情報(人種や社会的身分、犯罪被害に遭ったことがあるかなど)についてはオプトアウトの方法が利用できません。要配慮個人情報は対象者への偏見や不利益につながる恐れのある情報として特別な配慮が必要なので、オプトアウトで本人が意識せずに情報が拡散することがないように、オプトインしか認められません。

また、法律で定められた事項をあらかじめ個人情報保護委員会(内閣府の下に置かれた行政委員会)に届け出る必要があります。また、法律の厳格化に加え、オプトアウトでは受信者本人に明示的に同意を得ていないので、迷惑メールとしてクレームの原因になりやすいというデメリットもあります。

オプトアウトを採用するには個人情報保護法や特定電子メール法を正確に理解し、法律違反をしないように運用することが求められるので、原則としてメルマガ配信にはオプトインを採用しましょう。

クレームを事前に防ぐ!メルマガ配信の注意点

オプトインとオプトアウトの違いが分かったところで、メルマガ配信の注意点を具体的に確認しましょう。

オプトインで事前承諾を得る場合、メルマガ配信を希望するかどうかのチェックボックスに最初からチェックがついているネットショップがあります。しかし、顧客がチェックに気づかずに身に覚えのないメールが来たと感じる可能性があり、クレームになりやすいのでチェックは外しておいたほうが良いです。

また、オプトインで承諾を得ても、いつでもメルマガの受信を停止できるように、メルマガの最後の方に配信停止ページのurlを用意しておきましょう。「配信停止の手続きをしたのにまだメールが届く」というクレームは多いので、配信停止の依頼が届いてからの処理もすみやかに行い、配信停止の処理漏れがないようにしましょう。メルマガ配信についての問い合わせが来ることもあるので、迅速かつ丁寧に対応しましょう。たとえ問い合わせ内容がクレームであっても、対応しだいでネットショップの印象が良くなります。

さらに、メルマガ配信時間にも注意しなければなりません。夜中や早朝など非常識な時間に配信するとクレームに繋がりやすいです。 そして、配信方法にも気をつけましょう。手動でbccにメルマガ配信対象のメールアドレスを入れて送る場合は、誤ってbccではなくccにメールアドレスを入力してしまうと、配信対象のアドレスがすべてのメールに表示されてしまうためメールアドレスがすべて流出してしまいます。そのようなケースは重大なクレームになる可能性が高いので、bccを使用したメルマガ配信は避けましょう

メルマガ配信対象がまだ少ない場合はこのような手動での配信で済ませようと考えるネットショップもありますが、手動による配信はアドレスの流出のほかにも人為的なミスを誘発しやすいので、メール配信システムの利用を検討しましょう。メール配信システムはもちろん、顧客管理や商品管理などネットショップに必要な機能が多く含まれた通販システムもあります。 最近は個人情報の扱いについて事業者だけでなくインターネット利用者一人一人も敏感になっており、身に覚えのないメールについてはどこから個人情報を入手したのかと不信感を抱くことも少なくありません

メルマガへの不信感はネットショップへの不信感に直結します。メルマガ配信はネットショップの売上アップ・リピーター獲得に有効なツールですが、個人情報の取り扱いやメールの配信停止手続きについてよく考えずに配信してしまうと、反対に顧客離れに繋がる可能性もあります。メルマガ配信を活用するためにも、個人情報や電子メールに関する法律を理解し、クレームが発生しない運用の仕組み作りをしていきましょう。

まとめ&次回無料セミナー情報

オプトインとオプトアウトの考え方は今の通販ではとても重要なものです。まとめると以下となります。

・オプトインとは、メルマガ配信があることを認識してもらい配信しても良いかの承諾を事前に得ること。
・オプトアウトとは、メルマガ配信を自由に行い、メルマガを受け取りたくない受信者がメルマガの受信拒否通知を行うということ。
・オプトインの取得方法は、ecサイト上にメルマガ配信フォームページを作り、メルマガの登録を希望するかどうかを問うチェックボックスなどを用意する
・厳格的にはオプトアウトは認められていないので、オプトインを採用する。
・メルマガの配信時間、配信停止ページurlやセキュリティに注意して、メルマガを進める。

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